tag:blogger.com,1999:blog-26855783274901090042023-11-16T04:37:04.017-08:00Organización de ArchivosYuli Marcela Solano Mendozahttp://www.blogger.com/profile/11683686681975437417noreply@blogger.comBlogger2125tag:blogger.com,1999:blog-2685578327490109004.post-39591383387016243752011-03-30T10:37:00.000-07:002011-03-30T10:44:20.241-07:00Yuli Marcela Solano Mendozahttp://www.blogger.com/profile/11683686681975437417noreply@blogger.com0tag:blogger.com,1999:blog-2685578327490109004.post-14719085650614952762011-03-30T10:20:00.000-07:002011-03-30T11:54:54.588-07:00Acuerdo 060<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEilA8TjQuRwrXGQ2rydlJ02c7Co9oqftkQZGW4vr-utOJbRJRz78xukQgmkChj18_qaj2LVwBr6OxLgQZ8qIUu8MUQ1at9TEinO615Rppu_lp_HeaVTQ-t3Vi_rkPQX1r-__rTvqR7scyPu/s1600/url.htm" onblur="try {parent.deselectBloggerImageGracefully();} catch(e) {}"><img alt="" border="0" height="200" id="BLOGGER_PHOTO_ID_5589925980926393810" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEilA8TjQuRwrXGQ2rydlJ02c7Co9oqftkQZGW4vr-utOJbRJRz78xukQgmkChj18_qaj2LVwBr6OxLgQZ8qIUu8MUQ1at9TEinO615Rppu_lp_HeaVTQ-t3Vi_rkPQX1r-__rTvqR7scyPu/s200/url.htm" style="float: left; height: 191px; margin: 0pt 10px 10px 0pt; width: 191px;" width="200" /></a><br />
<div class="Default" style="text-align: center;"><span style="font-size: small;"><b>(30 de octubre de 2001) </b></span></div><div class="Default" style="text-align: center;"><span style="font-size: small;"><i><b>Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas </b></i></span><br />
<div style="text-align: justify;"><br />
</div><div style="text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><i><b></b></i></span></div></div><div class="Default" style="text-align: justify;"><span style="font-size: 85%;">El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000. </span></div><div class="Default"><span style="font-size: 85%;"><b style="color: #33cc00;"> </b></span></div><div class="Default" style="text-align: center;"><b><span style="font-size: 85%;"><span style="color: #33cc00;"></span></span></b><br />
<br />
<b><span style="font-size: 85%;"><span style="color: #33cc00;">CONSIDERANDO: </span></span></b></div><div class="Default"><br />
<div style="text-align: justify;"><span style="font-size: 85%;">Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. </span></div></div><div class="Default" style="text-align: justify;"><span style="font-size: 85%;">Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. </span></div><div class="Default" style="text-align: justify;"><span style="font-size: 85%;">Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. </span></div><div class="Default" style="text-align: justify;"><span style="font-size: 85%;">Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.<br />
</span></div><div class="Default"><span style="font-size: 85%;"> </span></div><div class="Default" style="color: blue; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: center;"><u><span style="font-size: small;"><b>ACUERDA: </b></span></u></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><span style="font-size: small;"><b style="color: #cc0000;">ARTICULO PRIMERO: </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><span style="font-size: small;">Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjo_kww9mNpMY3lxrwnzXxJ__LBKXkRCDThSbMI03Ljk9jT4RKThqbtev5Ay19Bc-nRKcEFylCtFFK4tWdUuWb5yDWBi1xPF7DhYqLDSwJcBGsYUL70rd_mvOJBoCmxdPNb-9FBkpWSppzg/s1600/mu%25C3%25B1e.bmp" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjo_kww9mNpMY3lxrwnzXxJ__LBKXkRCDThSbMI03Ljk9jT4RKThqbtev5Ay19Bc-nRKcEFylCtFFK4tWdUuWb5yDWBi1xPF7DhYqLDSwJcBGsYUL70rd_mvOJBoCmxdPNb-9FBkpWSppzg/s1600/mu%25C3%25B1e.bmp" /></a><span style="color: #cc0000; font-size: small;"><b>ARTICULO SEGUNDO:</b></span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"><span style="font-size: small;"><b> Definiciones</b>:</span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif;"></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: center;"><span style="font-size: small;"> <b style="font-family: Verdana,sans-serif;"><span style="color: #0b5394;">Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así: </span></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Archivo electrónico :</span></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.</span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><b><span style="font-size: small;"> </span></b><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;"> </span></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Comunicaciones Oficiales:</span></b></span></div><div class="separator" style="clear: both; text-align: justify;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgkZADbVR0FocsSda8lWGyVx2o04CJzw72qAVNKpRer2ydMj1Wt8aaS-Dq-dt3bUZ8Ti1Y1vx-LyEYGdKd-BgXPXI5-AClUrlQ5Dt_FXvOO-uIMrY9LLHELGIiwbguY6DZLslhVSrafIYf6/s1600/doc.bmp" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"> </a></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;"> </span></b>Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.</span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Correspondencia:</span></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.</span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b style="color: #38761d;">Documento electrónico de archivo:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b style="color: #38761d;"> </b>Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Documento Original:</span></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;"> </span></b>Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b style="color: #38761d;">Radicación de comunicaciones oficiales:</b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Registro de Comunicaciones oficiales:</span></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Serie documental:</span></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.</span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #38761d;">Tabla de retención documental:</span></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. </span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO TERCERO:</b></span></div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><u><span style="font-size: small;"><b> Unidades de Correspondencia: </b></span></u></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjzQGa-ZjQwJSXZUjRUg_JyqkRjmgZj_YAsH-liH1wKmpbhAUjjq8qS0ycDpb-J7eBC8KOXWboYl8ExQBggzx8UVXwSYpVHYpGBuI796myt6-UuxkXf15i2ODki73yUKVhdjWN9clbjIZyL/s1600/corres.bmp" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="200" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjzQGa-ZjQwJSXZUjRUg_JyqkRjmgZj_YAsH-liH1wKmpbhAUjjq8qS0ycDpb-J7eBC8KOXWboYl8ExQBggzx8UVXwSYpVHYpGBuI796myt6-UuxkXf15i2ODki73yUKVhdjWN9clbjIZyL/s200/corres.bmp" width="200" /></a><span style="font-size: small;">Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO CUARTO:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u style="color: #0c343d;">Firmas responsables:</u></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b></b>Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.</span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> </span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO QUINTO:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u style="color: #0c343d;">Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:</u></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> </b>Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #cc0000;">PARAGRAFO</span>: </b>Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO SEXTO: </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><u><b style="color: #0c343d;">Numeración de actos administrativos: </b></u></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><u><b style="color: #0c343d;"> </b></u>La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTÍCULO SÉPTIMO: </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><u style="color: #0c343d;"><b>Comunicaciones internas:</b></u></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><u style="color: #0c343d;"><b> </b></u>Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO OCTAVO :</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><u><span style="font-size: small;"><b>Control de comunicaciones oficiales:</b></span></u></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> </b>Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #cc0000;">ARTICULO NOVENO : </span></b></span></div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><u>Conservación documental:</u></b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgkZADbVR0FocsSda8lWGyVx2o04CJzw72qAVNKpRer2ydMj1Wt8aaS-Dq-dt3bUZ8Ti1Y1vx-LyEYGdKd-BgXPXI5-AClUrlQ5Dt_FXvOO-uIMrY9LLHELGIiwbguY6DZLslhVSrafIYf6/s1600/doc.bmp" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="200" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgkZADbVR0FocsSda8lWGyVx2o04CJzw72qAVNKpRer2ydMj1Wt8aaS-Dq-dt3bUZ8Ti1Y1vx-LyEYGdKd-BgXPXI5-AClUrlQ5Dt_FXvOO-uIMrY9LLHELGIiwbguY6DZLslhVSrafIYf6/s200/doc.bmp" width="200" /></a><span style="font-size: small;"><b><u> </u></b>Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO DECIMO:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u><span style="color: #0c343d;">Comunicaciones oficiales recibidas: </span></u></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>PARAGRAFO: </b>Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><span style="color: #cc0000;">ARTICULO DÉCIMO PRIMERO:</span> </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><u><span style="font-size: small;"><b>Comunicaciones oficiales enviadas:</b></span></u></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> </b>Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO:</b></span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u style="color: #0c343d;">Comunicaciones oficiales vía fax:</u> </b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="separator" style="clear: both; text-align: justify;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjrjO-lGOwu9Ruqc4nAum7XpkxQU1vS_yW7CcRmBEKQ0m_Yedb2TIa9JrY45BUmjS0qo6T3Y2TkAVuRFLjLo8igw8zd-AiHqFqvXxSmERhrXwVAgDr3gQdS5MQE1BQwM5DYD1xXvlm81MTm/s1600/fax.bmp" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="164" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjrjO-lGOwu9Ruqc4nAum7XpkxQU1vS_yW7CcRmBEKQ0m_Yedb2TIa9JrY45BUmjS0qo6T3Y2TkAVuRFLjLo8igw8zd-AiHqFqvXxSmERhrXwVAgDr3gQdS5MQE1BQwM5DYD1xXvlm81MTm/s200/fax.bmp" width="200" /></a></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"> <b>ARTICULO DÉCIMO TERCERO:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u><span style="color: #0c343d;">Comunicaciones oficiales por correo electrónico: </span></u></b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; page-break-before: always; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO DÉCIMO CUARTO:</b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> <u><span style="color: #0c343d;">Imagen corporativa: </span></u></b><u><span style="color: #0c343d;"> </span></u></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;">La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad. </span></div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #cc0000; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b>ARTICULO DÉCIMO QUINTO: </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="color: #0c343d; font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b><u>Horarios de Atención al Público</u>: </b></span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b> </b>Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos. </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><span style="font-size: small;"><b style="color: #cc0000;">ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: </b> </span></div><div class="Default" style="font-family: Georgia,"Times New Roman",serif; text-align: justify;"><br />
</div><div class="Default" style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; text-align: justify;"><span style="font-size: x-small;">El presente Acuerdo rige a partir de su expedición. </span><br />
<br />
**************************************************************************************************************<br />
<div style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><b><span style="font-size: x-small;"> <span style="font-size: large;">Formato requerido para el registro de correspondencia, recibida y enviada.</span></span></b></div><div style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><b><span style="font-size: x-small;"><br />
</span></b></div><b><span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="font-size: small;"><i style="color: #38761d;">PLANILLA DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y FORMATOS DE CONTROL</i></span></span></b></div><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg5VacqW4CKG4NvBeOhCGMjq16Kf7RXs5r8_ixktOtKdIfhsRLzacpsPg6Jlpgvl-JRf08FS3o-jQBFVRwNV4i0z9-IcOTzJ6R5gJJrXNGFhoxHw65ysYs9-EJEKjzJrySkbCvrGOslnMAY/s1600/formato+de+registro.bmp" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="247" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg5VacqW4CKG4NvBeOhCGMjq16Kf7RXs5r8_ixktOtKdIfhsRLzacpsPg6Jlpgvl-JRf08FS3o-jQBFVRwNV4i0z9-IcOTzJ6R5gJJrXNGFhoxHw65ysYs9-EJEKjzJrySkbCvrGOslnMAY/s400/formato+de+registro.bmp" width="400" /></a></div><div class="Default" style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; text-align: justify;"><br />
<br />
<br />
</div><div class="Default"><span style="font-size: 11.5pt;"><br />
</span></div>Yuli Marcela Solano Mendozahttp://www.blogger.com/profile/11683686681975437417noreply@blogger.com0